TL;DR
- Logistikos įmonės kasdien praranda laiką ir pinigus dėl rankinio dokumentų apdorojimo ir el. pašto chaoso.
- Sukūrėme AI dokumentų apdorojimo sistemą, kuri automatiškai struktūruoja CMR, sąskaitas ir kitus dokumentus.
- Rezultatas – greitesni procesai, mažiau klaidų ir galimybė augti neplečiant administracijos.
Įžanga
Logistikos įmonės kasdien dirba su milžiniška dokumentų apimtimi. Kiekviena siunta generuoja CMR dokumentus, sąskaitas, važtaraščius, sertifikatus, papildomas instrukcijas ir dešimtis el. laiškų. Didžioji šio darbo dalis vis dar atliekama rankiniu būdu – kopijuojant, tikrinant ir persiunčiant informaciją tarp skirtingų sistemų ir žmonių.
Būtent šiame kontekste gimė AI varoma dokumentų apdorojimo sistema, kurios tikslas – automatizuoti dokumentų srautą, sumažinti klaidų riziką ir suteikti vadovams realų vaizdą apie tai, kas iš tikrųjų vyksta operacijose.
Logistikos dokumentų realybė: daug formatų, viena problema
Kol sistemos rodo, kad viskas tvarkoje, realybėje sunkvežimiai stovi, darbuotojai laukia, o klaidos išlenda per vėlai.
Kasdienė realybė atrodo taip:
CMR, Packing List’ai, pirkimo užsakymai, Excel failai, PDF dokumentai, nuotraukos iš telefono ir el. laiškai iš skirtingų šaltinių.
Svarbus faktas, kuris dažnai ignoruojamas: apie 70 % užsakymų logistikoje vis dar atkeliauja per el. paštą, o ne per API ar tiesiogines sistemų integracijas. Tai reiškia, kad didelė darbo dalis lieka „už sistemų ribų“.
Dokumentai:
- atkeliauja skirtingais formatais;
- turi skirtingas struktūras;
- dažnai būna nepilni arba su papildomomis pastabomis tekste.
Visa tai reikalauja rankinio įsikišimo.
Kur prasideda klaidos ir vėlavimai?
Remiantis projekto analize, 20–40 % visų logistikos klaidų prasideda dokumentų priėmimo (intake) etape. Dažniausios priežastys:
- dokumentų dublikatai;
- neteisingas SKU susiejimas;
- pamirštos ar pasimetusios instrukcijos;
- išskirtinės pristatymo pastabos, likusios el. laiško tekste.
Praktiniai padariniai:
- vienos siuntos paruošimas užtrunka 8–15 minučių;
- neatitikimai paaiškėja tik sandėlio rampoje;
- vairuotojai laukia, o prastovos didėja;
- realūs kaštai atsiranda per vėlai, kad būtų išvengti.
Kodėl vadovai nemato tikros situacijos?
Didžiausia problema – ne patys dokumentai, o nematomas darbo krūvis.
El. paštas tampa pagrindiniu darbo įrankiu, tačiau:
- WMS nemato, kas vyksta el. laiškuose;
- ERP nemato nei užklausų, nei korekcijų;
- pamainų vadovai nemato, kas stringa.
Dėl to vadovai nemato:
- kur dingsta darbo valandos;
- kas stabdo rampas;
- kur atsiranda klaidos ir žalos kaštai.
Sprendimai priimami remiantis jausmu, o ne duomenimis.
AI dokumentų apdorojimo sistema: kaip ji veikia realybėje?
Kad išspręstume logistikos dokumentų chaosą, sukūrėme AI dokumentų apdorojimo sistemą, kuri automatizuoja visą dokumentų kelią – nuo jų gavimo iki struktūruotų duomenų, paruoštų darbui su kitomis sistemomis.
Pirmasis žingsnis – dokumentų nuskaitymas. Sistema automatiškai priima CMR dokumentus, sąskaitas, važtaraščius, sertifikatus bei papildomas užklausas, kurios dažniausiai atkeliauja el. paštu. AI geba atpažinti reikalingus laukus net ir tada, kai dokumentai fotografuoti telefonu, skenuoti prastos kokybės ar užpildyti ranka – būtent tokie jie dažniausiai ir pasiekia logistikos komandas realiose situacijose.
Išgauta informacija iš karto struktūruojama vieningoje sistemoje. Vartotojai mato aiškiai suformuotus siuntos duomenis: siuntėją ir gavėją, krovinio parametrus, dokumentų būklę bei apskaitai reikalingą informaciją. Tai leidžia dirbti ne su atskirais PDF ar el. laiškais, o su realiais, patikimais duomenimis.
Sistema buvo suprojektuota taip, kad galėtų sklandžiai jungtis su jau naudojamomis verslo sistemomis. Ji palaiko integracijas su sandėlio valdymo (WMS), transporto valdymo (TMS), buhalterinėmis programomis bei CRM ar vidiniais portalais. Tai reiškia, kad dokumentų automatizavimas netampa dar viena izoliuota sistema, o organiškai įsilieja į esamus procesus.
Toliau veikia automatizuotos darbo eigos. Dokumentai automatiškai priskiriami konkrečioms siuntoms, klientai informuojami apie būsenos pasikeitimus, apskaitos duomenys paruošiami be papildomo rankinio darbo, o sistema pati pažymi trūkstamus ar neteisingus duomenis dar prieš jiems tampant problema rampoje.
Visa tai apjungiama aiškioje vartotojo sąsajoje. Viename lange darbuotojai mato gautus ir apdorotus dokumentus, laukiančias užduotis, galimų klaidų priežastis bei visą siuntų istoriją. Vietoje išskaidyto darbo tarp el. pašto, „Excel“ ir kelių sistemų, visa operacinė realybė tampa matoma vienoje vietoje.
Ką tai keičia verslui?
Nors sistema dar vystoma ir testuojama, jau dabar matoma aiški vertė:
- dokumentų apdorojimo laikas sutrumpėjo nuo minučių iki sekundžių;
- rankinis duomenų įvedimas sumažėjo daugiau nei 70 %;
- ženkliai sumažėjo žmogiškųjų klaidų;
- visi dokumentai tapo matomi vienoje vietoje, o ne el. pašto dėžutėse.
Svarbiausia – įmonė įgavo galimybę augti neplečiant administracijos komandos, nes procesai tapo valdomi, o ne chaotiški.
Dažniausiai užduodami klausimai
Dažniausi klausimai apie AI dokumentų automatizavimą logistikoje
1. Ar ši sistema pakeičia mūsų WMS ar ERP?
Ne. Sistema veikia kaip tarpinis dokumentų apdorojimo sluoksnis – ji surenka, struktūruoja ir paruošia duomenis, kurie vėliau perduodami į jau naudojamas sistemas (WMS, TMS, apskaitą).
2. Ar AI gali patikimai apdoroti skenuotus ar fotografuotus dokumentus?
Taip. Sistema atpažįsta dokumentus net ir tada, kai jie fotografuoti telefonu, skenuoti ar pildyti ranka, ir struktūruoja informaciją į aiškius laukus.
3. Kiek laiko užtrunka pradėti naudotis tokia sistema?
Pirmieji rezultatai matomi per kelias dienas, nes sistema mokoma pagal realius įmonės dokumentus ir procesus. Nereikia keisti visos IT infrastruktūros.
4. Ar sistema sumažina žmogiškas klaidas?
Taip. Automatizuotas duomenų surinkimas ir tikrinimai sumažina dublikatus, praleistus laukus ir neteisingą informaciją dar prieš operacinius etapus.
5. Kam ši sistema labiausiai tinka?
Logistikos, transporto ir sandėliavimo įmonėms, kurios:
- dirba su dideliu dokumentų srautu,
- gauna daug informacijos el. paštu,
- nori augti neplečiant administracijos komandos.
