EXOCLASS – tai sistema, skirta edukacinių veiklų organizatoriams, norintiems atsisakyti Excel ir rankinio darbo, ir visą veiklą valdyti vienoje vietoje. Platforma automatizuoja registracijas, mokėjimus, lankomumą ir komunikaciją, suteikdama aiškumą tiek administracijai, tiek tėvams. Sistema sukurta augimui – nuo kelių grupių iki šimtų veiklų ir tūkstančių klientų.

Edukacinių veiklų organizatoriai (būreliai, akademijos, stovyklos) ilgą laiką rėmėsi rankiniais sprendimais. Tai tampa rimta kliūtimi augti, kai veiklų, mokinių ir mokėjimų skaičius pradeda sparčiai didėti.

• Tėvai dažnai pamiršta laiku sumokėti už paslaugas, o rankinis sąskaitų sekimas neleidžia operatyviai reaguoti. Vėluojantys mokėjimai demotyvuoja administraciją ir tiesiogiai veikia veiklos pajamas.
• Registracijos, grupių sudarymas, mokinių perkėlimai, sąskaitų koregavimai, lankomumo žymėjimas – visa tai atliekama rankiniu būdu, dažnai keliuose skirtinguose failuose ar sistemose.
• Fiksuoti mokesčiai netinka visiems – reikalingi mokėjimai už pamoką, bandomosios pamokos, nuolaidos, NVŠ ar papildomos prekės. Rankiniu būdu tai suvaldyti tampa per sudėtinga.
• Jei administracija nespėja atsakyti, priminti ar patikslinti informacijos, tėvams kyla neaiškumų, o registracijos procesas tampa nepatogus ir nepatikimas.
• Dauguma rinkoje esančių sprendimų yra arba per sudėtingi, arba orientuoti į dideles organizacijas. Todėl būrelių vadovai renkasi „biudžetinius“ sprendimus (Excel, dokumentus), kurie stabdo augimą ir kuria nuolatinį administracinį chaosą.

• Sistema palaiko įvairius mokėjimo scenarijus:
  • fiksuotus mėnesinius mokesčius,
  • lanksčius mokėjimus už pamoką,
  • vienkartinius mokėjimus,
  • bandomąsias (demo) pamokas,
  • stovyklų mokėjimus,
  • NVŠ taikymą ir nuolaidas.
• Galima pridėti papildomas prekes (pvz., šokių batelius ar įrangą), kurias klientai apmoka kartu su registracija.

• Sistema leidžia pridėti mokytojus, priskirti juos grupėms ir apskaičiuoti atlyginimus pagal valandas bei faktinį lankomumą. Tai pašalina papildomą rankinį skaičiavimą ir padeda išlaikyti skaidrumą tarp administracijos ir lektorių.
• EXOCLASS turi išplėstinę ataskaitų sistemą, leidžiančią analizuoti duomenis įvairiais pjūviais:
  • grupių užpildymas,
  • mokinių aktyvumas,
  • pajamų dinamika,
  • mokėjimų būklė,
  • registracijų tendencijos.
• Papildomai galima integruoti išorinius įrankius (Google Analytics bei Meta Pixel), kad marketingo ir verslo sprendimai būtų paremti realiais duomenimis.
• Automatinė komunikacija, kuri nuima naštą nuo administracijos. Sistema automatiškai siunčia:
  • sąskaitas ir mokėjimo priminimus,
  • pranešimus apie artėjančius užsiėmimus,
  • kvietimus mokytojams,
  • informacinius laiškus klientams.

• Administraciniai procesai buvo perkelti į vieną sistemą, atsisakant Excel ir rankinio darbo modelio.
• Mokėjimų, sąskaitų ir skolininkų valdymas tapo aiškus ir kontroliuojamas realiu laiku.
• Būrelių vadovai gali pasiūlyti lankstesnius mokėjimo modelius ir papildomas paslaugas be papildomos administracinės naštos.
• Klientų (tėvų) patirtis tapo paprastesnė ir skaidresnė – nuo registracijos iki mokėjimų ir informacijos apie lankomumą.
• Sistema sudarė pagrindą augti – tiek didinant veiklų skaičių, tiek plečiantis į naujas lokacijas ar veiklos formatus.