Robotikos akademija – didžiausia technologinio ugdymo organizacija Lietuvoje, dirbanti su 500–600 mokyklų ir daugiau nei 10 000 vaikų. Sparčiai augant veiklai Lietuvoje ir užsienyje, tapo būtina sukurti centralizuotą vidinę sistemą, leidžiančią valdyti registracijas, mokėjimus, mokytojus ir kasdienius operacinius procesus vienoje vietoje.

Robotikos akademijos veikla apėmė tūkstančius vaikų, šimtus mokytojų ir dešimtis skirtingų procesų, kurie ilgą laiką buvo valdomi rankiniu būdu arba per atskirus įrankius.

• Daugiau nei 10 000 tėvų kas mėnesį jungėsi apmokėti būrelius ir stovyklas – be centralizuotos sistemos tai reikalavo didžiulių administracinių resursų.
• Rankinis registracijų, sąskaitų ir mokėjimų administravimas tapo sunkiai valdomas augant mastui.
• Mokytojų atlyginimų skaičiavimas, pamainų planavimas, pavadavimai, patalpų ir įrangos priskyrimas vyko fragmentuotai.
• Klientų aptarnavimo komanda buvo priversta spręsti pasikartojančius klausimus dėl mokėjimų, registracijų ir tvarkaraščių.
• Trūko aiškios sistemos, leidžiančios matyti realų veiklos mastą, efektyvumą ir augimo galimybes.

„Bright Projects“ nuo nulio sukūrė individualią vidinę valdymo sistemą, pritaikytą Robotikos akademijos veiklos mastui ir sudėtingumui. Sistema buvo vystoma etapais, nuolat adaptuojant ją augančiam verslui.

Pagrindiniai sprendimo elementai:

• Centralizuota registracijų ir mokėjimų sistema. Tėvai gali registruoti vaikus, apmokėti būrelius ir stovyklas, gauti sąskaitas ir stebėti mokėjimų būseną vienoje platformoje.
• Automatizuotas finansų ir sąskaitų valdymas. Sistema apdoroja daugiau nei 400 000 € mokėjimų per mėnesį, sumažindama rankinį darbą ir klaidų tikimybę.
• Mokytojų ir mentorių valdymas. Galimybė skaičiuoti atlyginimus pagal valandas, lankomumą ir pavadavimus, priskirti pamainas, patalpas ir reikalingą įrangą.
• Veiklos mastelio palaikymas. Sistema pritaikyta darbui su šimtais mokyklų, šimtais mentorių ir tūkstančiais vaikų – tiek Lietuvoje, tiek tarptautiniu mastu.
• Aiški naudotojų struktūra ir prieigos. Skirtingi vaidmenys (administratoriai, mokytojai, tėvai) mato tik jiems aktualią informaciją, sumažinant painiavą kasdienėje veikloje.
• Ilgalaikė architektūra ir palaikymas. Sistema perėjo kelias versijas (nuo WordPress iki Laravel), užtikrinant stabilumą, saugumą ir plėtros galimybes ateityje.

• Administracinio darbo efektyvumas išaugo apie 300 %.
• Klientų aptarnavimo santykis pagerėjo nuo 1 darbuotojo 300 klientų iki 1 darbuotojo 1 000 klientų.
• Sistema tapo pagrindiniu Robotikos akademijos veiklos stuburu Lietuvoje ir tarptautinėse rinkose.
• Sukurtas sprendimas leido akademijai augti neprarandant paslaugų kokybės ir kontrolės.